Bebaskan lebih banyak waktu dengan otomatisasi proses

Ini adalah salah satu ungkapan yang akan dimiliki oleh konsultan mana pun yang layak diberi garam dalam perbendaharaan kata mereka ... dan akan bersedia untuk dilemparkan secara bebas.

Otomatisasi proses.

Tetapi apa itu otomatisasi proses? Apa manfaatnya? Mengapa Anda membutuhkannya dalam bisnis Anda?

Apa itu otomatisasi proses?

Pada tingkat paling dasar, ia menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi proses bisnis ke dalam urutan yang sederhana dan mudah transisi dari satu tugas ke tugas lainnya.

Singkatnya, itu berarti bahwa alih-alih memiliki staf Anda yang sangat bernilai dan terlatih mengikuti bola yang memantul untuk proses dan kegiatan bernilai rendah, Anda dapat menggunakan teknologi.

Jauh lebih murah dan membebaskan sumber daya terampil Anda untuk kegiatan lain yang lebih bernilai yang memerlukan aplikasi logis; kami akan kembali ke titik ini sebentar lagi.

Apa manfaat dari otomatisasi proses?

Manfaat utamanya adalah memungkinkan Anda untuk menyadari nilai dan efisiensi paling banyak dari sumber daya Anda yang terbatas dan berharga.

Sayangnya, tidak ada di antara kita yang memiliki kemewahan sumber daya tak terbatas yang tersedia untuk digunakan dalam bisnis kita. Bahkan jika kita lakukan, ada titik kritis di mana lebih banyak sumber daya dapat berdampak negatif pada efisiensi. Biaya meningkat. Waktu, tenaga dan keterampilan terbuang sia-sia.

Di sinilah otomasi melangkah untuk membantu dengan memanfaatkan teknologi untuk menjaga pekerjaan yang berulang, berulang, dan bernilai rendah.

Apa saja contoh yang mungkin berlaku untuk bisnis Anda?

Contoh kuncinya adalah otorisasi biaya. Daripada menangani sendiri semua permintaan pengeluaran secara manual , atau meminta akuntan Anda menanganinya, mengapa tidak mengotomatiskan yang kecil. Jika pengeluaran sesuai dengan kriteria tertentu, misalnya, nilainya rendah dan dari pemasok saat ini, maka faktur ini dapat diidentifikasi, dan secara otomatis disetujui dan dibayar.

Langkah-langkah seperti ini dapat membantu bisnis Anda mengurangi biaya operasi dan, karenanya, meningkatkan laba.

Otomatisasi proses dapat memastikan Anda memberikan layanan pelanggan yang terdepan di pasar, meningkatkan produktivitas, mengangkat moral karyawan dan memperkuat tata kelola, semuanya sekaligus mengurangi kesalahan.

Proses mana yang merupakan kandidat untuk otomatisasi proses?

Teknologi sangat berharga dan berkembang dengan kecepatan yang terkadang menakutkan. Tetapi bahkan di lingkungan ini, masih ada area dan kegiatan di mana teknologi belum berkembang cukup jauh untuk menangani secara efektif dan diperlukan sentuhan manusia.

Sementara ahli bedah saat ini menggunakan robot untuk menangani operasi yang rumit, diagnosis sebaiknya diserahkan kepada manusia. Bagaimana perasaan Anda ketika pergi ke dokter, berkonsultasi dengan robot dan mendiagnosis penyakit Anda? Sedikit membingungkan bukan?

Jadi, jika tidak dapat digunakan untuk semuanya, proses apa yang terbaik untuk otomasi?

Secara umum, proses yang berulang, tidak memerlukan penerapan logika atau pemikiran , tidak perlu campur tangan manusia dan perlu bebas dari kesalahan adalah kandidat yang bagus untuk otomatisasi.

Kami telah menyebutkan skenario untuk mengotomatisasi persetujuan pengeluaran tertentu, tetapi contoh lain yang mungkin berlaku untuk bisnis Anda adalah proses orientasi karyawan, otorisasi perjalanan, cuti tahunan atau permintaan cuti sakit.

Pencocokan data dan kegiatan pembersihan juga merupakan kandidat yang bagus untuk otomatisasi; jangan menghabiskan waktu mendamaikan transaksi perbankan Anda dengan faktur, otomasi dapat melakukannya.

Aplikasi lain mungkin jika Anda memerlukan laporan rutin yang disusun untuk bisnis Anda. Siapkan teknologi Anda untuk mengetahui dari mana menarik data, bagaimana perlu disusun dan bagaimana memvisualisasikannya, dan voila, laporan Anda akan siap tepat waktu, setiap waktu.

Waktu manusia hanya diperlukan untuk menjelaskan apa arti tren, dampaknya terhadap bisnis dan tindakan yang diperlukan untuk mengoptimalkannya atau mengurangi dampaknya.

Apa prinsip dasar untuk otomatisasi proses?

Pertama, Anda harus sepenuhnya memahami sistem dan proses yang ada. Setelah Anda sepenuhnya memahami bagaimana mereka berinteraksi, ketergantungan dan keterkaitan mereka, dan telah menganalisis semua dampak yang mungkin terjadi atau efek knock-on, Anda dapat mulai menyederhanakan proses dan memperkenalkan otomatisasi.

Kedua, integrasi adalah kunci, otomatisasi harus digunakan bersama dan berintegrasi dengan proses yang ada.

Antarmuka dan interaksi antara proses harus lancar setiap saat dan di semua tingkatan bisnis. Proses otomasi harus konsisten dengan proses bisnis lainnya baik dalam input maupun outputnya.

Pastikan ada cukup banyak fleksibilitas dalam cara baru Anda dalam melakukan sesuatu untuk memungkinkan mereka berkembang seiring bisnis Anda tumbuh. Sangat sedikit bisnis yang tetap diam; semua tumbuh, berkonsolidasi, berkembang atau berubah seiring waktu. Pastikan Anda mempertimbangkan hal ini dan membangun fleksibilitas untuk masa depan.

Pendekatan selangkah demi selangkah diperlukan dengan pendekatan yang gagal cepat dan mundur untuk memahami apa yang benar-benar berfungsi dan apa yang tidak.

Panggung itu. Jangan takut untuk bertanya atau berhenti pada beberapa proses dan yang terpenting, jaga agar semuanya tetap sederhana.

Tidak usah terburu-buru. Lakukan dengan benar, jangan lakukan segera jika Anda belum siap. Perlu diingat ada perusahaan spesialis di luar sana yang keberadaannya melakukan pekerjaan ini. Jadi, dapatkan pendapat mereka atau minta mereka membantu Anda.

Dan akhirnya, pastikan staf Anda mendapat informasi dan memahami peluang otomatisasi baru. Beri tahu mereka bagaimana ini akan memengaruhi pekerjaan, proses, dan cara mereka sendiri dalam melakukan sesuatu. Semakin banyak mereka memahami, semakin baik mereka dapat bekerja dengan proses tersebut.

Bungkusnya

Otomasi proses bukan untuk segalanya tetapi bisa sangat berharga untuk proses berulang dan berulang dalam bisnis Anda.

Petakan bisnis Anda hari ini. Identifikasi proses yang merupakan kandidat untuk otomatisasi yang mirip dengan contoh di atas dan implementasikan menggunakan pendekatan coba-coba.

Kemudian perhatikan manfaat efisiensi, kesederhanaan, dan otomatisasi berpengaruh pada bisnis Anda.